В условиях кризиса способность компании дать отсрочку по платежам — это возможность получить преимущество в борьбе за заказ. Однако возникает риск получить проблемного клиента. Как бороться с дебиторской задолженностью рассказывают эксперты международной юридической компании Veritas.
Термин «дебиторская задолженность» — это чисто бухгалтерский термин, который обозначает долги сторонних лиц вашей организации. А вот управление дебиторской задолженностью – это целый процесс, который подразумевает под собой определенное количество этапов. И начинается он еще до подписания договора.
Первый этап — проверка контрагента
На этапе заключения договора необходимо застраховаться от всех известных способов обмана будущим контрагентом вашей фирмы, предусмотреть, по возможности, все риски. И в итоге решить, стоит ли вообще работать с покупателем по отсрочке платежа или с поставщиком по предварительной оплате. Для этого необходимо осуществить полную проверку контрагента.
Во время проверки должны использоваться все возможные источники, как открытые, так и закрытые. Проверять можно и нужно разную информацию о работе фирмы:
– Время её основания;
– Причастность учредителей фирмы к судебным процессам;
– Учредительные документы фирмы;
– Полномочия должностных лиц на подписание документов;
– Сдача отчетности и балансовых показателей фирмы;
– История судебных разбирательств с участием фирмы;
– Хозяйственная деятельность фирмы и её финансовое состояние.
По этим и другим параметрам оценивается порядочность будущих контрагентов.
[one_half last=”no”]«Международное юридическое агентство «ВЕРИТАС»
Услуги:
– Комплексная проверка контрагента на благонадёжность;
– Центр взыскания задолженности;
– Защита интересов в суде;
– Взыскание излишне уплаченных сумм таможенных пошлин/сборов (при корректировке таможенной стоимости), иные споры с таможней;
– Составление договоров, международных контрактов;
– Комплексное сопровождение сделок по поставке товаров;
– Проверка товаров перед отгрузкой на соответствие;
– Помощь при организации сделок со схемой расчётов по аккредитиву;
– Выкуп просроченной дебиторской задолженности.
[/one_half]Таким образом, вы можете застраховать свой бизнес от фирм-однодневок, от лиц, занимающихся подделкой документов, от работы с «хроническими» неплательщиками и мошенниками. Немаловажно защититься и от подписания документов не уполномоченными лицами.
Например, в случае, если договор подписан не уполномоченным лицом, то это лицо, согласно Гражданскому кодексу, действовало в своих интересах. Это означает, что при подписании договора и других документов лицами, не имеющими права действовать без доверенности, вы должны требовать доверенность о полномочиях от таких лиц. В противном случае вам придется предъявлять иск к гражданину.
Кроме того, необходима оценка финансовых показателей фирмы. Ни одному бизнесмену не хотелось бы получить вместо выгодной сделки еще одного должника или неблагонадежного посредника.
Проверка контрагентов на добросовестность создает уверенное и авторитетное мнение в успехе будущего сотрудничества и целостности финансовых активов. Успешная проверка налоговой инспекции и других государственных органов в первую очередь зависит от полного порядка документооборота, а значит, от договоров, контрактов и сделок с надежными, законопослушными и проверенными посредниками и партнерами.
Именно поэтому проверка контрагентов в кризис становится одной из самых востребованных юридических услуг. Бизнесмены, понимая, что некоторые из партнеров могут придерживаться принципа «на войне все средства хороши» и прибегать к обманам и ложным сделкам, вынуждены проверять своих поставщиков и заказчиков. Ведь одна из основных задач каждого руководителя состоит в том, чтобы обезопасить себя и свое дело.
Второй этап — составление договора
Второй этап управления дебиторской задолженностью на предприятии заключается в грамотном составлении договора. Правильное его составление помогает избежать юридических рисков в деятельности организации. При разработке договора и дальнейшей работе по нему вы сразу должны готовиться к возможному обращению в Арбитражный суд.
В соответствии с Гражданским кодексом, сделка должна быть заключена в письменной форме, если это предусмотрено законом. Договор считается заключенным, если достигнуто соглашение о существенных условиях договора. В противном случае, договор считается не заключенным. То есть, ничтожным. Ничтожность не дает вам права ссылаться на него в суде.
Однако если остальные документы (первичные) заполнены по установленной форме, они могут быть доказательствами. В остальном, составление и условия договора регулируются Гражданским кодексом РФ. Нужно помнить, что не грамотно составленный договор может служить поводом для не оплаты долга покупателем.
Договором или дополнительным соглашением к нему может быть предусмотрены бонусы за своевременную оплату по результатам месяца. Это чисто психологический прием, который рассчитан на желание клиента заплатить деньги за дополнительное вознаграждение.
Если же вы установите штрафы в договоре за несвоевременную оплату продукции в размере, большем, чем предусмотрено в Гражданском кодексе – это не будет являться нарушением. Но покупатель будет заинтересован оплатить продукцию раньше.
Специалисты советуют лучше установить угрозу. А именно – написать: «Продавец (или другое лицо договора) имеет право выставить или не выставить неустойку в размере N% за каждый день просрочки платежа». Это делается для того, чтобы вы не были обязаны выставлять неустойку в соответствии с законодательством РФ в каждом случае просрочки платежей.
Если вы решите застраховать риск не выполнения контрагентом своих обязательств, то это нужно делать на данном этапе, поскольку отгрузки, произведенные до получения страхового полиса, не будут являться страховым случаем. Вам нужно связаться со страховой компанией, заключить договор, внести оплату, получить страховой полис.
Страхуя риски, вы сразу должны принять ко вниманию порядок объявления о страховом случае и то, что является страховым случаем. Как правило, в разных страховых компаниях, разные условия договора.
Третий этап — контроль сопроводительных документов
Третий борьбы с дебиторской задолженностью — это отслеживание правильного оформления документов, подтверждающих сделку — товаросопроводительных документов. Отслеживание правильности заполнения документов отгрузки — немаловажная часть работы с дебиторской задолженностью. Ведь именно первичные документы являются основанием появления у контрагента обязательств, а в дальнейшем могут служить письменными доказательствами в суде.
Что нужно проверять в данном случае?
1. Подписи на накладных и доверенностях (подпись уполномоченного лица должна совпадать);
2. Расшифровка подписи на накладных;
3. Подписи главного бухгалтера и генерального директора должны совпадать с подписями в договоре;
4. Документы должны быть заполнены по форме, предусмотренной законодательством и подзаконными актами.
То же самое должно быть и с актами выполненных работ и оказанных услуг.
При подписании нового договора или дополнительных соглашений вспомните, кто может действовать от имени контрагента без доверенности, а с остальных требуйте доверенность на подписание.
Акты сверки, согласно законодательству, не являются первичными документами и могут заполняться в произвольной форме.
Четвёртый этап — контроль оплаты
Следующий этап — отслеживание получения оплаты от контрагента в срок, установленный договором; проверка текущего состояния должника в период предоставления ему коммерческого кредита. А также отслеживание текущей платежеспособности компании-контрагента, истории арбитражных разбирательств с его участием в качестве ответчика.
Если же всё-таки контрагент не рассчитывается по счетам, следующим этапом можно выделить предсудебную работу с должником — направление ему предупредительных писем, а в итоге и претензии. На этот этап необходимо переходить, когда переговоры с должником не дают результат.
Пятый этап — судебное разбирательство
Последним же и заключительным этапом в борьбе с дебиторской задолженностью будет уже судебное разбирательство и взыскание суммы долга по исполнительному листу.
Каким бы простым и стандартным ни казался данный вид судебных процессов, есть масса нюансов, когда по незначительной ошибке в документах суды отказывают в иске. На этом этапе выявляются обычно все недочёты в работе компании по организации документооборота по сделкам, которых можно было избежать, относясь ответственно к предыдущим этапам борьбы с дебиторской задолженностью.
Рекомендуем соблюдать те несложные механизмы работы с клиентами и поставщиками, которые мы описали. Это позволит не только успешно взыскать уже возникшие задолженности, но и избежать возникновения новых.
Конечно, описать весь алгоритм работы довольно сложно, так как есть масса нюансов на любом из указанных этапов борьбы. С целью оптимизации работы организации, сокращения дебиторской задолженности и затрат, увеличения качественных показателей в работе, необходимо принимать правильные управленческие решения. В том числе — по привлечению независимой эффективной юридической поддержки и экономической защиты деятельности организации.
Немаловажным фактором возврата ваших денежных средств будет оперативность, с которой вы подадите в суд исковое заявление и получите на руки исполнительный документ. Время порой играет решающую роль.
В нашей практике были случаи, когда среди более десятка кредиторов должников наших клиентов только нам удавалось взыскать в адрес клиента сумму долга. Этому способствовала оперативность и знание некоторых тонкостей предъявления исполнительных документов. Поэтому, даже если вы опытный предприниматель и хорошо знаете свой бизнес, доверяете своим сотрудникам, обеспечение возможности успешного взыскания с должника всё же лучше доверить специалистам.
Но, повторимся, возникновения долга и вовсе можно избежать, если, заключая договор, вы профессионально проверите компанию, с которой собираетесь работать на условиях отсрочки платежа или предварительной оплаты.
Авторы — Полина Господаренко и Оксана Коняхина — ведущие юристы компании.
В качестве заглавной иллюстрации использован фрагмент картины Питера Брейгеля-младшего 1616 года «Крестьяне у сборщика налогов». Источник — wikipedia.org.
Материалы по теме:
